Акт на списание ГСМ

В любой организации, на балансе которой имеется транспорт, в штате есть водители и приобретаются расходные материалы для автомобилей, применяется акт на списание горюче-смазочных материалов (ГСМ). 

К транспортным средствам (ТС) относятся легковые и грузовые автомобили, автобусы, краны на шасси, погрузчики с ДВС, грейдеры и трактора. Списывать ГСМ можно, если у организации есть генераторы, работающие на органическом топливе обогревательные приборы, бензопилы, газонокосилки и т.д.

Что входит в ГСМ? Это бензин или дизель, масла и различные смазочные материалы, тормозные и другие технические жидкости. Т.е. технические жидкости, без которых невозможно эксплуатировать машину. 

Для чего нужен акт на списание ГСМ?

Акт на списание ГСМ важен для бухгалтерского и налогового учета компании, это первичная документация, позволяющая подсчитать расходы организации на расходные материалы. Затем из прибыли компании эти расходы минусуются, чтобы снизить базу налогообложения. 

Важно! Для списания ГСМ необходим еще один документ: путевой лист водителя. Данный документ содержит сведения о затраченных ГСМ, пробеге транспортного средства, времени в дороге и другие важные данные. Путевой лист выдается водителю в начале рабочей смены. После рабочего дня водитель передает данный документ (или несколько документов) в бухгалтерию. Также в бухгалтерию сдаются авансовые отчеты вместе с чеками, квитанциями и другими документами о трате наличных средств на ГСМ.

Работа комиссии по списанию ГСМ

Если предприятие относится к малому бизнесу, то для писания ГСМ достаточно обычного решения руководителя, которое оформляется в письменном виде. 

В крупной организации законное списание ГСМ предполагает, что в организации действует специальная комиссия. Руководитель предприятия назначает комиссию отдельным приказом. Желательно, чтобы в комиссии был ее председатель и рядовые члены. Количество человек – не менее двух. 

Кто может проводить списание ГСМ? Сотрудники различных подразделений, материально-ответственное лицо. В крупных компаниях установлены нормы потребления расходных материалов: они у каждого вида транспорта свои, каждая норма утверждается отдельно. Размеры ежедневного расходы горючего проверяются путем тестовых выездов.

Задача комиссии: сверить фактические расходы ГСМ и нормами, утвержденными в организации. За отчетный период собираются и проверяются путевые листы водителей. 

Как правильно составить акт на списание ГСМ

Законодательно не установлена обязательная для использования форма акта на списание ГСМ. Хотя это важный для бухгалтерского и налогового учета документ. Неудобно составлять каждый раз документ в произвольной форме, на обычном листе А4. 

Поэтому в каждой крупной компании разрабатывают свой шаблон данного документа, бланк учитывает особенности расходов на ГСМ в конкретной организации. Форму документа утверждают в составе учетной политики фирмы. 

При заполнении бланка акта для списания ГСМ нужно соблюдать ряд правил. Ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ предусмотрены обязательные реквизиты первичного учетного документа (выделены жирным шрифтом). 

В документе в обязательном порядке должны быть указаны следующие данные:

  • Наименование организации (предприятия);
  • В связи с чем производится списание, например, «эксплуатация автомобиля …»;
  • Марка и государственный номер конкретного транспортного средства;
  • Содержание факта хозяйственной жизни и величина его измерения с указанием единицы измерения (ГСМ – в литрах). Полный перечень списываемых расходных материалов, количество в литрах, утвержденная норма расходования, фактический расход; цена и стоимость; информацию желательно оформить в виде таблицы: в первый столбец вписывают расходные материалы, в следующие норма и фактический расход, стоимость; пробег ТС; ставится отметка об экономии ГСМ или отсутствии;
  • Под таблицей отмечается направление расхода («нужды организации»), прилагаются документы (путевые листы по номерам в порядке хронологии); документы должны подтверждать для налоговой, что расход топлива был;
  • Сведения о водителе ТС;
  • Дата составления акта (в начале документа);
  • Отводится место для утверждения руководителем компании (в документе должно быть подтверждение, что списание произведено с согласия руководителя);
  • Наименование документа «акт» и его смысл «списание ГСМ» вписываются по середине;
  • Состав комиссии и наименование должностей ответственных за списание лиц, их персональные данные;
  • Подписи членов комиссии, их фамилии и инициалы;
  • Период, за который списываются ГСМ (обычно за месяц).

Так как акты списания ГСМ проверяются надзорными органами, то заполнять сведения нужно внимательно: без ошибок, без неточных или недостоверных сведений. Подобная небрежность чревата наказанием со стороны проверяющих государственных организаций. 

В незаполненные сроки бланка ставятся прочерки, чтобы в дальнейшем избежать незаконного внесения в них каких-либо сведений.

Составлять акт можно от руки, но максимально разборчивым почерком. Как правило, для заполнения актов используют компьютерный набор текста. Печать необязательна: с 2016 года юрлица имеют право в своей деятельности не использовать печати и штампы. 

Важно! Документ хранится в архиве предприятия установленное законом количество лет. 

Какие документы должны поступить в бухгалтерию, и кто их должен предоставить? Это видно на схеме:

 

Кто составляет акт списания ГСМ?

Руководителем комиссии обычно назначают главного бухгалтера, который и занимается непосредственно внесением сведений в документ. Если в организации имеется отдел логистики, который отвечает за расходы фирмы, то могут назначить ответственным за составление акта списания ГСМ сотрудника этого отдела. 

В больших компаниях данную работу выполняют отдельные сотрудники из-за большого объема работы, связанной с расходными материалами.

Образец акта списания ГСМ


Скачать акт списания ГСМ

Поделиться данной статьей в социальных сетях